Dagelijks vergeet iemand wel een telefoon in de trein, verliest een familie hun usb-drive met familiefoto’s of morst er een werknemer koffie over zijn laptop. De meeste mensen realiseren het zich misschien niet tot het zover is, maar eens je gegevens verloren en ontoegankelijk zijn, zal het heel moeilijk zijn om ze nog te recupereren. Of het nu om memorabele foto’s of geheime bestanden gaat, een back-up van jouw gegevens maken is een must!

Als je nog nooit een back-up van je gekozen bestanden hebt gemaakt, kan de eerste keer iets langer duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die je wilt opslaan. Maar zodra je het grootste deel onder de knie hebt, kunnen regelmatige back-ups een vrij eenvoudige taak worden. Daarom deelt Kingston Technology enkele effectieve tips voor systeemback-ups, die de taak hopelijk een stuk eenvoudiger maken.

Beslis van welke gegevens je een back-up wil

Allereerst moet je beslissen of je een back-up wil maken van werk- of persoonlijke bestanden. Dit kunnen foto’s, video’s en documenten zijn die, als ze beschadigd zijn, onmogelijk te vervangen zijn. Je kunt er ook voor kiezen een back-up te maken van apps, programma’s en systeeminstellingen waarvan je misschien een versie wilt bewaren. Dit alles stelt je gerust en mocht er iets met je systeem gebeuren, dan heb je alleszins een bijgewerkte versie binnen handbereik.

Sibyl Jacob, Business Development Manager bij Kingston Technology: “Bijna iedereen beveiligt zijn huis op meerdere manieren. Niet alleen met een slot op de deur, maar vaak ook met rolluiken of een alarmsysteem. Tegelijkertijd verbergen veel mensen ook nog hun juwelen of steken ze belangrijke zaken in een kluis. Deze aanpak moeten we ook hebben bij alle digitale gegevens die we niet zomaar willen kwijtraken. Mensen moeten zich daar veel bewuster van worden, zodat ze uiteindelijk hun digitale data even goed gaan beveiligen als hun spullen of woning.”

Kies niet alleen voor de cloud

De cloud is waarschijnlijk een van de gemakkelijkste manieren om een back-up te maken van gegevens, vooral als je het hebt over telefoons en computersystemen. Dit systeem van gegevens verzamelen kan worden geautomatiseerd, waardoor het moeiteloos is voor de gebruiker. Hoewel dit een goede manier is om een back-up van jouw gegevens te maken, is dit beter niet je enige optie. Cloudbedrijven hebben niet altijd voldoende opslagruimte als je veel data wil opslaan, en kunnen bovendien gehackt worden. Een maandabonnement om extra opslagruimte bij te kopen kan soms zelfs duurder uitvallen dan wanneer je in plaats daarvan een extern opslagapparaat aanschaft.

Planning is key!

Als jij altijd de meest bijgewerkte versies van bestanden wilt hebben, dan is een planning een must-have! Het patroon van je schema zal sterk afhangen van wat je wilt back-uppen. Als het alleen persoonlijke bestanden zijn, dan is een minder regelmatig upload plan zeker oké vanwege de kleinere hoeveelheid data die per maand wordt aangemaakt. Een werkback-up daarentegen zou vaker moeten worden bijgewerkt. Afhankelijk van je werklast, zou een dagelijkse of wekelijkse back-up worden aanbevolen. Gelukkig zijn er makkelijke manieren om hiervoor reminders in te stellen op je computer of smartphone, zodat je om de zoveel tijd kort wat tijd kan maken om je digitale huishouden, de back-up, weer in orde te brengen.

Je hoeft niet aan alles zelf te denken

En dat brengt ons meteen naar de volgende stap: automatische back-ups. Ze vereisen minimale inspanning, ideaal dus. Stel het in via de Cloud en kies hoe regelmatig je de opslag wil bijwerken. Er is ook een optie om hetzelfde proces te gebruiken op jouw externe opslagapparaten via programma’s als Windows® Backup/File History en macOS® Time Machine. Het enige wat je hoeft te doen is ‘back-up’ in te typen in de zoekbalk en je kan meteen aan de slag.

Voor bedrijven die zich willen beschermen tegen bv. ransomware aanvallen, zal zo’n procedure natuurlijk iets meer tijd vergen. Zo is de Nederlandse politie bijvoorbeeld bezig met een structurele back-up, maar die neemt mogelijk door de omvang en het tekort aan mankracht nog jaren in beslag. Vergeleken met zo’n groot project, is een extra kopie van je persoonlijke documenten dus kinderspel.

3-2-1: go!

Om back-ups gemakkelijker te onthouden, is er de 3-2-1-regel. Deze is gebaseerd op de theorie dat je drie kopieën van je bestanden hebt, twee kopieën op verschillende apparaten bewaart (of dit nu de cloud is of externe opslag) en één kopie op een veilige locatie zoals een kluis of offsite, om dataverlies te vermijden door een locatiegebonden storing.

Voor sommige mensen kan deze theorie een beetje overdreven klinken, maar als er iets met jouw data zou gebeuren, zal je jezelf dankbaar zijn. Bovendien gaan de stappen ook even snel als de naam van de theorie doet uitschijnen, want tijdens een korte koffiepauze kan je meteen al drie kopieën van je bestanden maken en opslaan. Wacht dus niet om dit pas te doen wanneer je je gegevens ongelukkig kwijtraakt, maar doe de klus nu al om dit net te voorkomen.

Kies een geschikte externe schijf

Bij de 3-2-1 regel kies je idealiter voor minstens een van de opslagplaatsen voor een externe schijf. Bij het kiezen van het juiste externe apparaat voor jouw back-ups denk je namelijk best niet alleen aan de capaciteit. Ook de duurzaamheid en snelheid van het apparaat zijn relevant. Externe harde schijven (HDD’s) zijn een goed geprijsde optie voor grote hoeveelheden gegevens en kunnen hoge snelheden hebben, maar als ze vallen of verkeerd worden opgeborgen, zal de binnenkant beschadigen en kunnen sommige gegevens onmogelijk worden teruggehaald.

Verder zijn externe SSD’s zeker de aankoop waard. Ze hebben encryptie en zijn bovendien duurzamer en sneller. Meestal zijn ze ook een stuk kleiner dan HDD’s, waardoor ze gemakkelijker mee te nemen zijn. Externe SSD’s kunnen echter als iets duurder worden gezien, dus als je liever iets minder geld uitgeeft, zijn beveiligde USB’s een goede optie. Ondertussen zijn ook beveiligde USB’s geen luxe meer, als ideale manier om extra gevoelige gegevens op te slaan. Door de juiste opslagruimte te kiezen en deze eenvoudige tips op te volgen, wordt het maken van back-ups een fluitje van een cent!